• 项目沟通管理包括通过开发工件,以及执行用于有效交换信息的各种活动,来确保项目及其相关方的信息需求得以满足的各个过程。
  • 沟通的 5C 原则,可以减轻但无法 消除理解错误:
    • 正确的语法和拼写。语法不当或拼写错误会分散注意力,还有可能扭曲信息含义,降低 可信度。
    • 简洁的表述和无多余字。简洁且精心组织的信息能降低误解信息意图的可能性。
    • 清晰的目的和表述(适合读者的需要)。确保在信息中包含能满足受众需求与激发其兴 趣的内容。
    • 连贯的思维逻辑。写作思路连贯,以及在整个书面文件中使用诸如“引言”和“小结” 的小标题。
    • 受控的语句和想法承接。可能需要使用图表或小结来控制语句和想法的承接。
  • 制定项目相关方沟通策略时,通常应考虑所有可用技术,并从中作出选择; 同时也应尊重因文化、实践和个人背景而产生的对沟通语言、媒介、内容和方式的偏好。可以 根据需要采用社交媒体和其他先进的电脑技术。多面性方法能够提高与不同年代和文化背景的 相关方沟通的效果。
  • 沟通技术用于在项目相关方之间传递信息的方法很多。信息交换和协作的常见方法包括对话、会议、书面 文件、数据库、社交媒体和网站。
  • 确认已收到。收到信息时,接收方需告知对方已收到信息(确认已收到)。这并不一定意 味着同意或理解信息的内容,仅表示已收到信息。
  • 反馈/响应。对收到的信息进行解码并理解之后,接收方把还原出来的思想或观点编码成信息,再传递给最初的发送方。如果发送方认为反馈与原来的信息相符,代表沟通已成功完成。在沟通中,可以通过积极倾听实现反馈。
  • 互动沟通。在两方或多方之间进行的实时多向信息交换。它使用诸如会议、电话、即时信息、社交媒体和视频会议等沟通工件。
  • 拉式沟通。适用于大量复杂信息或大量信息受众的情况。它要求接收方在遵守有关安全规定的前提之下自行访问相关内容。这种方法包括门户网站、企业内网、电子在线课程、经验教训数据库或知识库。
  • 文化意识指理解个人、群体和组织之间的差异,并据此调整项目的沟通策略。具有文化意识并采取后续行动,能够最小化因项目相关方社区内的文化差异而导致的理解错误和沟通错误。文化意识和文化敏感性有助于项目经理依据相关方和团队成员的文化差异和文化需求对沟通进行规划。
  • 沟通胜任力。经过裁剪的沟通技能的组合,有助于明确关键信息的目的、建立有效关系、实现信息共享和采取领导行为。